6 actuele redenen om huidige werkprocessen nu onder de loep te nemen

 

 

 

Werkprocessen…Wellicht niet het meest populaire onderwerp voor ondernemers of managementleden om op de agenda te zetten. Toch zijn ze van groot belang. Bijvoorbeeld om concurrerend te blijven, slimmer te werken, tijd te besparen en zelfs blije gezichten te krijgen. We vonden 6 actuele redenen waarom het belangrijk is om huidige werkprocessen juist nu onder de loep te nemen:

 

Reden 1: De explosie van informatie en data

Exponentiële toename van data is een grote uitdaging voor bedrijven en niet alleen op het gebied van veilige opslag. Het is vooral ook uitdagend wat medewerkers ermee doen. Is er wel voldoende inzicht en wordt er voldoende van data geprofiteerd? Soms blijken er databronnen te bestaan die ongebruikt blijven; ze zijn slecht toegankelijk, worden niet op tijd opgemerkt of zelfs niet benut. Vaak komt dat omdat data op teveel plekken wordt opgeslagen, er geen goede afspraken over gemaakt zijn of applicaties onderling data niet of onvolledig uitwisselen. Door de explosie van data wordt informatiemanagement een steeds belangrijker vakgebied.

 

Reden 2: Hybride werken vraagt om nieuwe manieren van samenwerken

Kloppen de huidige werkprocessen nog wel nu meer collega’s vaker thuis en onderweg aan het werk zijn? Het is een interessante vraag om je eens in te verdiepen. Waar in het verleden bijvoorbeeld papieren documenten mee naar huis werden genomen wordt informatie tegenwoordig steeds vaker via handige apps met elkaar gedeeld. Het versturen en ophalen van documenten en informatie gebeurt in een hybride omgeving, op verschillende locaties, zowel intern als extern. Met Xerox® ConnectKey® technologie is dat versturen en ophalen bijvoorbeeld geen enkel probleem.

 

Reden 3: Het toenemende aantal cyberaanvallen

Er bestaan werkprocessen die zo verouderd zijn dat er, voor de applicaties die ervoor gebruikt worden, geen software updates meer beschikbaar zijn. Het is ‘voer’ voor cybercriminelen, die daardoor eenvoudig werkprocessen volledig kunnen stilleggen. Modernisering, bijvoorbeeld naar de cloud, is dan een veilig alternatief. Applicaties worden erdoor beschikbaar zonder dat je zelf na hoeft te denken over de noodzakelijke software updates. Dat wordt voor je gedaan.

 

Reden 4: Arbeidskrapte vraagt om het vrijspelen van capaciteit

Meer moeten doen met minder mensen… Het speelt bij veel bedrijven waar sprake is van personeelstekort. Een antwoord daarop is slimmer en efficiënter samenwerken; dus bestaande werkprocessen aanpassen. Maar waar kun je dan aan denken? Allereerst aan het snel kunnen vinden en delen van digitale documenten, in plaats van lang moeten zoeken in papieren archieven. Maar ook kun je denken aan het automatiseren van taken die tijdrovend zijn. Weet je bijvoorbeeld hoe je teksten automatisch kunt vertalen, formulieren ingevuld kunnen worden zonder tussenkomst van mensenhanden of hoe je gedigitaliseerde documenten direct in een gemanaged centraal proces krijgt? In de video Digitization with Xerox Managed Print Services zie je wat dit voor verschillende mensen betekent.

 

Daarnaast kun je extra menselijke capaciteit vrijspelen door RPA, Robotic Process Automation. Kijk maar eens naar deze video hoe je meer doet met minder mensen en kostbare tijd bespaart.

 

Reden 5: Klanten worden er blij

Klanten willen begrepen en vooral ook gehoord worden. Dat schreven we in een vorige blog. Werkprocessen onder de loep nemen doe je daarom vooral ook voor klanten. Daar zijn tientallen vragen over te stellen. Weet je bijvoorbeeld alles van de klant als er contact met je bedrijf opgenomen wordt? En hoe zit dat met je collega? Welke documenten of informatie stuur je na een contactmoment? Wanneer is dat digitaal of op papier? Verwachten klanten een grotere digitale ervaring of juist menselijk contact? Werkprocessen onder de loep nemen betekent dat je voor klanten het verschil maakt; je zorgt voor een excellente beleving op het gebied van informatie en communicatie.

 

Reden 6: Werkprocessen veranderen razendsnel door technologie

Wil je echt iets bijzonders beleven en ervaren waarom het ook leuk en inspirerend is om werkprocessen onder de loep te nemen? Kijk dan eens naar recente ontwikkelingen van Xerox op het gebied van AR, Augmented Reality. CareAR instruct gaat bijvoorbeeld het werk voor Field Service Engineers compleet veranderen en sterk vereenvoudigen. Extra video’s en achtergrondinformatie kun je terugvinden via deze Xerox link, waar je zelfs een free-trial kunt downloaden…

 

Kunnen we jou ook blij maken met moderne werkprocessen die jouw klanten en collega’s verwachten? Samen ‘onder de loep nemen’ is wat ons betreft een prima optie.

 

Neem vrijblijvend contact met ons op.